Skibsteknisk Totalrådgiver til elektrificering af Lolland Kommunes Færgefart

Pris

Evaluering af underkriteriet ”Pris” sker på baggrund af den evalueringstekniske pris, der fremkommer ved rådgivers udfyldelse af bilag 6, Tilbudsliste. Ved korrekt udfyldning, vil Excel-dokumentet selv beregne den evalueringstekniske pris. Rådgiver må ikke begynde at ændre eller rette i Excel-dokumentet. Såfremt der opleves fejl i dokumentet, kontaktes Lolland Kommune hurtigst muligt via spørgsmål/svar, med henblik på, at der udsendes en ny tilrettet tilbudsliste. Lavest indkomne evalueringstekniske pris tildeles 10 point. Øvrige tilbud relativeres og udregnes i henhold til følgende formel: Point = minimumpoint + (maksimumpoint – minimumpoint) * laveste pris/pris. Pris skal afgives og evalueres ekskl. moms.

Organisation - Ressourcer, bemanding og kvalitetssikring

Bilag 2: Organisation – ressourcer, bemanding og kvalitetssikring: Rådgiveren skal beskrive den samarbejdsorganisation der etableres og stilles til rådighed for projektet. Beskrivelsen indsættes i bilag 2. Det er vigtigt at organisationen indeholder den viden, de ressourcer og de mandater og eventuelle fuldmagter, der er nødvendige for at sikre en komplet rådgivning dækkende hele projektet. Det vil blive vurderet positivt, at projektgruppen er veletableret og at beskrivelsen demonstrerer at gruppen er sammensat på en sådan måde, at den dækker det komplette projekt og med ressourcer der komplementerer hinanden. Organisationen bør have én overordnet ansvarlig person/projektleder som, på alle tidspunkter og i alle faser, har et overblik over rådgivers samlede ydelse til Lolland Kommune. Rådgiver bedes beskrive hvordan det sikres, at der løbende tilføjes de relevante ressourcer, og at de nødvendige kompetencer trækkes ind i projektet på de relevante tidspunkter. Rådgiver bør ligeledes beskrive hvordan en situation håndteres, hvor planlagte ressourcer alligevel ikke står til rådighed (her tænkes eksempelvis ved sygdom og jobskifte). Rådgiver bør have en beskrevet plan for, hvordan dette ”hul” i ressource- og kompetencebehovet, i så fald bedst kan dækkes, uden at det forsinker projektet. Rådgiver bør inkludere en beskrivelse af den overordnede plan for organisationen og bemandingen, samt hvordan der sikres den fornødne koordination på tværs i projektet så det fremstår som ét samlet projekt. Der forventes ikke navngivne personer eller CV’er, men rådgiver bør beskrive de kompetencer der indgår i gruppen af medarbejdere for hver fase, deres kvalifikationer og hvad de kan bidrage med, i den konkrete fase. Rådgiver bedes desuden beskrive hvilket kvalitetsstyringssystem der benyttes internt i sin organisation, og hvordan dette kan medvirke til at sikre kvaliteten af rådgivningen igennem hele processen. Det vil blive vurderet positivt, at Rådgiver i sin beskrivelse demonstrerer, at der er gjort overvejelser omkring den optimale organisation og bemanding – både i forhold til den overordnede organisation, men især i forhold til bemandingen på de enkelte faser af projektet. Ligeledes vil det vurderes positivt, såfremt Rådgiver demonstrere, at der ligger en plan for, hvordan organisation løbende kan tilpasses behov og situation, således at ressource-og kompetencebehovet er dækket uanset fase, pludseligt opståede ændringer eller ved eventuelt uventet frafald af ressourcer, viden eller kompetencer.

Tilsyn, rapportering, ændringshåndtering og kvalitetskontrol

Dette evalueringskrav knytter sig til Bilag 1, Opgavebeskrivelsen, pkt. 3.3 ”Bygge- og tilsynsfasen”. Rådgiver bedes beskrive hvordan tilsyn med værftet og rapportering til Lolland Kommune vil foregå hvis Rådgiveren vinder kontrakten. Særligt bør rådgiver beskrive den systematik hvormed rådgiveren vil gå til værks i sit eftersyn og sin rapportering. Det vil her blive vurderet positivt, at Rådgiver demonstrerer, at der er en systematisk tilgang til tilsyn og rapportering der sikrer, at tilsyn og rapportering sker løbende og konsekvent. Rådgiver bør beskrive, hvordan denne vil reagere såfremt tilsynet afslører uforudsete udfordringer, og i så fald, hvordan Rådgiveren vil tilpasse sine tilsyn og rapporteringer. Såfremt der i forbindelse med færgens opbygning eller aptering opstår behov for ændringer eller øvrige overvejelser, skal Rådgiver beskrive, hvordan disse vil blive håndteret – herunder hvilke tiltag der vil blive taget i forhold til orientering af Lolland Kommune, fælles drøftelser og eventuelt ændringshåndteringer. Det vil blive vurderet positivt hvis Rådgiver demonstrerer, at der er en defineret og klar plan for eventuel ændringshåndtering, og at Lolland Kommune er tydeligt inddraget. Rådgiver bedes beskrive hvordan Lolland Kommune vil blive inddraget, herunder grundigt orienteret i hvilke ændringer der anbefales, hvorfor de anbefales og hvilke konsekvenser eller fordele de vil medføre. Det er vigtigt for Lolland Kommune, at Rådgiver i forbindelse med tilsyn og ændringshåndtering, dækker det komplette behov, og fører tilsynet ”hele vejen rundt” omkring den samlede opførelse af skibet – herunder skrog, interiør, papirer og tilladelser, elektronik, mv. Rådgiver bør derfor i sin besvarelse af evalueringskriteriet ”Tilsyn, rapportering, ændringshåndtering og kvalitetskontrol” have fokus på at beskrive, hvordan det sikres at den leverede ydelse er komplet, og dækker samtlige relevante, og potentielt relevante, forhold omkring Bilag 1, Opgavebeskrivelsens, pkt. 3.3. Særligt vedr. kvalitetskontrol: Lolland Kommune vil evaluere kvalitetskontrol i forbindelse med bygge- og tilsynsfasen meget højt. Rådgiver bedes derfor prioritere at beskrive de foranstaltninger der træffes, for at sikre en god og konstant kvalitetskontrol af færgens opbygning under hele bygge- og tilsynsfasen. Rådgiver bør beskrive eventuelle interne processer for kvalitetskontrol som Rådgiver opererer med, og/eller beskrive hvordan Rådgiver ved opbygningen af specifikt Lolland Kommunes færge, vil sikre en god og dækkende kvalitetskontrol. Det vil i den forbindelse vægtes positivt såfremt Rådgiver har et kvalitetsstyringssystem integreret i sin organisation, som medarbejderne kender og opererer under, og som kan medvirke til en systematisk, løbende kontrol af den tilbudte rådgivning igennem hele projekter (alle faser). Lolland Kommune vil vægte det positivt, såfremt Rådgivers beskrivelse demonstrerer, at der arbejdes ud fra en fast proces og at der arbejdes ud fra retningslinjer med henblik på at dække og huske alle dele af færgebyggeriet. Kvalitetskontrollen må ikke have karakter af at være ”tilfældig” eller ”sporadisk”.

Projektplan

Lolland Kommune har i bilag 4 vedlagt skabelon til den indledende projektplan. Bilag 4 udfyldes af Rådgiver ved afgivelse af tilbud, og vil herefter danne udgangspunkt og grundlag, for den endelige projekt-, proces og tidsplan som udarbejdes af Parterne efter kontraktens indgåelse. Lolland Kommune vil med bilag 4 evaluere på Rådgivers forståelse for det samlede projekt. Ved udfyldelse af bilag 4, bedes Rådgiver demonstrere en sammenhængende, realistisk og helhedsorienteret plan for gennemførelse af projektet, således at projektets tre hoveddele – design og bygning af færgen, forberedelse af færgelejer samt etablering af el- og ladeinfrastruktur – samlet kan gennemføres rettidigt og resultere i en sejlduelig elfærge. Evalueringen vil tage udgangspunkt i, i hvilken grad Rådgivers projektplan demonstrerer en klar forståelse for projektets kompleksitet, parallelle forløb og indbyrdes afhængigheder. Det vil blive vurderet positivt, hvis projektplanen tydeligt identificerer og beskriver væsentlige tekniske, tidsmæssige og planlægningsmæssige sammenhænge mellem projektets dele. Lolland Kommune vil endvidere vurdere den samlede plan, herunder i hvilken grad den er integreret på tværs af de tre hoveddele. Det vil indgå positivt i evalueringen, hvis Rådgiver klart redegør for projektets kritiske veje samt de aktiviteter og milepæle, der er afgørende for projektets samlede fremdrift. Der vil blive lagt vægt på, i hvilken grad Rådgiver på overbevisende måde redegør for håndtering af afhængigheder og grænseflader mellem projektets dele, herunder hvordan ændringer eller forskydninger i én del påvirker de øvrige dele, og hvordan dette håndteres i den samlede planlægning. Lolland Kommune vil desuden vurdere Rådgivers beskrivelse af risici relateret til projektplan, afhængigheder og parallel gennemførelse, herunder om Rådgiver på en klar og struktureret måde redegør for, hvordan sådanne risici identificeres, overvåges og håndteres med henblik på at sikre projektets samlede fremdrift. Endelig vil det blive vurderet, i hvilken grad Rådgivers projektplan på en sammenhængende måde beskriver test-, idriftsættelses- og afleveringsforløb, således at færge, færgelejer og el- og ladeinfrastruktur kan idriftsættes koordineret og fungere som én samlet løsning.

Miljø, grøn omstilling og livscyklus

Lolland Kommune ser gerne, at miljø og grøn omstilling indtænkes i hele projektet, de steder det er relevant og formålstjenesteligt. Ligeledes ses det gerne, at overvejelser omkring livscyklus indgår i forhold til materialer og færger – herunder også ved bortskaffelse. Rådgiver bedes i bilag 5 redegøre for, hvordan denne agter at indtænke og indarbejde miljø, grøn omstilling og livscyklus i sin rådgivning til Lolland Kommune. Det afgørende i evalueringen er, om og i hvilket omfang, Rådgiver indtænker miljø og grøn omstilling i sine arbejdsprocesser. Der stilles således ikke krav om en udtømmende liste med grønne initiativer, men der ses gerne en beskrivelse af metode for løbende afdækning og inddragelse af mulige former for miljøhensyn. Det vil blive vurderet positivt, hvis Rådgiver i sin beskrivelse demonstrerer, at der i de forskellige dele og faser af projektet, inddrages hensyn til miljø og grøn omstilling, samt at materialers livscyklus (herunder genbrug) vurderes fra gang til gang.